Ý nghĩa:
Sử dụng
mã số mã vạch trên hàng hoá mang lại nhiều lợi ích, một trong những lợi ích rõ rệt nhất là tính tiền, kiểm kê, quản lý xuất nhập hàng hoá tại các cửa hàng nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay, các loại hàng hoá muốn đem bán tại các siêu thị ở trong nước cũng như xuất khẩu ra nước ngoài đều phải có mã số mã vạch. Hơn nữa,
mã số mã vạch trên hàng hoá cần được thể hiện chính xác và đúng đắn theo những tiêu chuẩn quốc tế đã qui định.
Mã số:
Mã số của hàng hoá là một dãy con số dùng để phân định hàng hoá, áp dụng trong quá trình luận chuyển hàng hoá từ người sản xuất, qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác, mã số hàng hoá là thẻ căn cước của hàng hoá, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá khác nhau.
Mã số hàng hoá có các tính chất sau:
- Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số tương ứng với một loại hàng hoá. Giống như mã số của máy điện thoại: trên toàn thế giới không có hai máy điện thoại có mã số giống nhau, trên toàn thế giới cũng không có hai loại hàng hoá có cùng một mã số;
- Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hoá, không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hoá.
Hiện nay, trong thương mại trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai
hệ thống mã số hàng hoá sau:
- Hệ thống UPC (Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lý của hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Uniform Code Council, Inc.), được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang được sử dụng ở Mỹ và Canada.
- Hệ thống EAN (European Article number) được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước Châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN (European Article numbering Association), được sử dụng từ năm 1974 ở Châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng, được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Chính vì lý do này nên từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International).
Để đảm bảo hoà nhập, thống nhất trong sử dụng tiêu chuẩn mã số mã vạch, EAN quốc tế đã và đang hợp tác hết sức chặt chẽ với UCC ở mọi trình độ kỹ thuật. Dự tính đến năm 2005, EAN sẽ trở thành một hệ thống thực sự mang tính toàn cầu và được sử dụng cả ở Mỹ.
Mã số EAN -13 và EAN -8:
Trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng 13 con số (EAN -13) và loại kia sử dụng 8 con số (EAN -8).
Mã vạch (EAN -13) gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải
- Mã quốc gia: hai hoặc 3 con số đầu.
- Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc 6 con số.
- Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn hoặc 3 con số tuỳ thuộc vào mã doanh nghiệp.
- Số cuối cùng là số kiểm tra.
Mã số này phải do tổ chức
mã số vật phẩm quốc tế EAN cấp cho các quốc gia là thành viên trong tổ chức này.
- Mã số của Việt Nam là 893.
- Mã doanh nghiệp của VN sẽ do EAN-VN cấp
- Mã mặt hàng (mã I) do nhà sản xuất qui định cho hàng hoá của mình. Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- Số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên.
Từ năm 1995 đến tháng 3/1998, EAN- VN cấp mã M gồm bốn con số và từ tháng 3/1998, theo yêu cầu của EAN quốc tế, EAN – VN bắt đầu cấp mã M gồm 5 con số. Vì vậy, hiện nay mã EAN – 13 của các doanh nghiệp Việt Nam có 2 dạng như sau:
Đối với các doanh nghiệp được cấp mã M gồm 4 con số:
Mã quốc gia Mã doanh nghiệp Mã mặt hàng Số kiểm tra
(Mã M) (Mã I)
Đối với các doanh nghiệp được cấp mã M gồm 5 con số:
Mã quốc gia Mã doanh nghiệp Mã mặt hàng Số kiểm tra
(Mã M) (Mã I)
Mã số EAN –8 gồm 8 con số có cấu tạo như sau:
- 3 số đầu là mã số quốc gia giống như EAN – 13
- 4 số sau là mã mặt hàng
- Số cuối cùng là số kiểm tra
Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN –13 (ví dụ như son môi, chiếc bút bi). Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN – 8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN -VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng (gồm 4 con số) cụ thể cho doanh nghiệp.
Mã quốc gia Mã mặt hàng Số kiểm tra
Hiện nay, tại Việt Nam có 3 nơi để liên hệ xin cấp mã số mã vạch:
- Hà Nội
- Đà Nẵng
- TP. Hồ Chí Minh.
Mã vạch
Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống song song đặt xen kẽ dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét (scaner) có thể đọc được.
Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống theo ba phương án khác nhau; nó có những tính chất sau đây: Chỉ thể hiện các con số (từ 0 đến 9) với chiều dài cố định (13 hoặc 8 con số).
Đọc mã vạch và ứng dụng mã vạch trong bán hàng:
Để đọc mã vạch người ta dùng một máy quét, trong máy quét có một nguồn sáng laze, một bộ phận cảm biến quang điện, một bộ giải mã. Máy quét được nối với máy tính bằng dây dẫn hoặc bộ phận truyền tính hiệu vô tuyến. Nguyên tắc hoạt động như sau: nguồn sáng laze phát ra một chùm tia sáng hẹp quét lên khu vực mã vạch (chừng 25 đến 50 lần trong 1 giây), bộ cảm biến quang điện nhận ánh sáng phản xạ từ vùng in mã vạch và chuyển nó thành dòng điện có cường độ biến đổi theo ánh sáng phản xạ đó. Tín hiệu điện được đưa qua bộ giải mã và chuyển về máy tính.
- Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong bán hàng
- Tăng năng suất: nhanh chóng tính tiền, làm hoá đơn phục vụ khách bán hàng;
- Tiết kiệm: sử dụng ít nhân lực và tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;
- Chính xác: nhờ mã vạch, người ta phân biệt chính xác các loại hàng hoá mà có khi bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn.
Dịch vụ của Công ty luật Bắc Việt trong lĩnh vực tư vấn đăng ký mã số mã vạch:
- Tư vấn các quy định của pháp luật về đăng ký và sử dụng mã số mã vạch;
- Tư vấn thủ tục đăng ký, sử dụng mã số mã vạch;
- Tư vấn hoàn thiện hồ sơ đăng ký mã số mã vạch;
- Thay mặt khách hàng liên hệ với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để xác lập quyền sử dụng đối với mã số mã vạch cho doanh nghiệp.
- Tư vấn quản lý mã mặt hàng để quản lý hàng hoá của doanh nghiệp.
